Пронумеровано прошнуровано

Не зря , ох не зря, когда-то прибегли к такому способу защите информации, и примеры сейчас я приведу. Эти события, о которых будет рассказано ниже, случились с непосредственным участием автора этого материала. Приведу в пример несколько случаев.

Первый , случился со мной в тысяча девятьсот восемьдесят восьмом году, когда я после окончания сельскохозяйственного института прибыл для работы зоотехников в далекую, заброшенную деревушку. Мне было необходимо принять материальную ответственность на имеющееся совхозное стадо крупного рогатого скота, которое насчитывало там более двух тысяч голов. Приказом директора была создана комиссия из пяти человек , выделен транспорт и в течение целого светового дня мы объезжали так называемые гурты, которых было восемь и расположены они были в полях. Каждый этот гурт пересчитывался несколько раз. Механизм был прост до умопомрачения-животные находились в загоне, мы приоткрывали ворота оставив небольшую щель, пастухи выгоняли коров, которые и без того были счастливы выскочить на волю из своей тюрьмы, мы вставали сбоку и каждый молча считал выбегающих животных. Потом, по окончании пересчета, мы сверяли полученные данные, если были значительные расхождения, то животные возвращались в загон и пересчитывались вновь. К вечеру эта работа была закончена , ведомость пересчета , (прошитая, но не пронумерованная), была подписана членами комиссии и мы отправились на покой. Задача была выполнена. Скандал разразился через месяц, когда, опять же , комиссией, но не такой авторитетной как в прошлый раз, был произведен контрольный пересчет стада. Была выявлена недостача двух голов крупного рогатого скота и только чудо помогло мне избежать материальных потерь. Когда бухгалтерия стала разбираться с этой недостачей, выяснилось, что ведомость пересчета (та, первая) , была сделана с нарушениями, то есть , листы не были пронумерованы. Имелась возможность безболезненно заменить любой листок. После этого везде и всегда я стал прошнуровывать и пронумеровывать все листы на всех своих документах, даже на черновиках.

А это случилось много позже и уже не с участием скотины, а вовсе даже человеческих существ. Тогда я работал начальником охраны одного не очень большого, но достаточно криминального цеха, на одном из предприятий автопрома. Криминал был весьма активным , доходило даже до того, что люди , выходившие на перекур, во время этого самого перекура, сверлили стены цеха снаружи и в имеющиеся отверстия просовывали приготовленные к хищению детали, благо они были мелкими. Охрана, как могла , противостояла зарвавшимся воришкам-заделывала дырки в стенах, устанавливало наблюдение за самыми активными воришками. Учитывала время , в течение которого работники отсутствовали на рабочем месте, поскольку согласно положению о внутриобъектовом режиме , отсутствие на рабочем месте не должно превышать пятнадцати минут. Время выхода и входа бойцы записывали в специальный журнал. И вот как-то буквально была "повязана" на этом времени целая шайка предполагаемых воришек, которые превысили время отсутствия на рабочем месте. На каждого был составлен акт и каждый был лишен части премии. Ребята эти, воришки, были далеко не дураки и обратились в комиссию по трудовым спорам. Этот спор мы проиграли, потому что не смогли доказать, что эти люди отсутствовали именно столько времени. Нерадивый охранник вообще не записал их в журнал, а поскольку все листы были прошнурованы и пронумерованы, то заменить их не представлялось возможным. Таким образом, в тот момент, для криминала, этот порядок (шнуровка) сослужил хорошую службу. Зато, как говорится, все законно.

На железной дороге погиб человек, его переехал поезд. Он был тамошним работником и нарушил технику безопасности. Специальная комиссия начала проверку. В том числе и всех журналов по технике безопасности. Оказалось , что двенадцать лет назад, этот работник не расписался в журнале первичного инструктажа. С работы было снято немало начальников. Вписать его фамилию в журнал задним числом никто не смог по определению-листочки прошиты и пронумерованы.

Это действие регламентируется законом , а вернее постановлением Правительства от девятнадцатого июня две тысячи второго года. В этом постановлении подробнейшим образом расписывается все, что касается шнурования и нумерования. Нужно заметить , что особых таких требований к материалам, которые должны быть использованы для прошивки, нет. Главное-это должна быть нить или веревка, ни в коем случае не проволока, которая и ржавеет и ломается.

Существует несколько способов прошивки документов , но есть и некие общие правила. Одно из них, -нумеруются листочки, а не страницы.

Еще есть ряд общих требований: а) Должна быть возможность снять ксерокопию с любого, имеющегося в документе листа. б) Прошивка непременно прочная. в)Количество листов должно быть указано как цифрами , так и прописью. в) Прошивка должна быть заверена подписью и печатью.

Существует еще "прошивка " для особо ленивых при условии , что количество листов не очень большое. В таких случаях листы просто скрепляются степлером и на место скрепления наклеивается листок с печатью и подписью. Кроме того , делается надпись следующего содержания: В тетради (в журнале) прошнуровано и пронумеровано столько-то листов. Далее следуют подпись и печать , обычно подпись осуществляет кто то из руководителей.

Существует Федеральный закон "Об архивном деле", в котором сказано, что организации обязаны хранить определенные архивные документы.

Еще один великолепный способ подготовки документов к хранению, это применение скоросшивателей, в законе не сказано подробно как и что нужно сшивать, потому скоросшиватель тоже часто используется для скрепления документов.

Не раз и не два доводилось автору слышать справедливое возмущение лиц, работа которых связана с большими объемами документов. Ведь казалось бы, наше время должно максимально облегчить работу , ведь в современных организациях есть все возможности для хранения электронных версий документов. Компьютер, таким образом, должен максимально облегчить учет и хранение любых данных. На практике же все получается совсем иначе, в подавляющем большинстве организаций наряду с электронными документами , непременно должны храниться и бумажные. И это факт. Работы для клерков не убавилось, а стало гораздо больше, как собственно и для всяческих административных отделов. Не знаю, заметили ли вы, дорогие читатели, что с введением компьютеризации, народу в аппарате управления значительно стало больше , и там где раньше вполне справлялся колхозный счетовод Иван Максимович со своими же счетами, даже не калькулятором., теперь от зари до зари трудятся пара , а то и тройка отделов. Обложенные компьютерами и бумагами с головы до ног. Объясняется же такое очень просто, -гарантии на сохранность электронных документов(имеется ввиду стопроцентной), нет. Ибо даже с интернетом может случиться все , что угодно.

Видео обзор

Как правильно прошивать документы

Как правильно прошить и опечатать документ

Как Нумеровать Документы При Прошивке

Как прошивать документы

Видеоурок. сшив отчета касира